Abwesenheitsnotiz automatisch aus dem Kalender

1. Öffne make.powerautomate.com und wähle Erstellen und dann Automatisierter Cloud-Flow.
2. Name: Autoreply aus OoF-Termin
3. Trigger: Wenn ein bevorstehendes Ereignis bald beginnt (V3) (englisch «When an upcoming event is starting soon (V3)») aus Office 365 Outlook.
4. Kalender-ID: Wähle im Dropdown deinen Standardkalender, meistens «Kalender» oder «Calendar».
5. Vorschauzeit (Look-Ahead Time): 5

Melde dich bei der Verbindung mit dem Konto an, dessen automatische Antwort der Flow schalten soll. Der Flow schaltet immer die Antwort des Kontos, dem die Verbindung gehört.

Ohne diese Bedingungen würde jeder Termin einen Lauf auslösen. Klicke auf den Trigger, dann auf Einstellungen. Unter Triggerbedingungen fügst du zwei Zeilen hinzu:

@contains(toLower(coalesce(triggerBody()?['subject'], '')), 'oof')

@equals(toLower(coalesce(triggerBody()?['showAs'], '')), 'oof')

Die erste prüft den Betreff, egal ob «OoF», «OOF» oder «oof». Die zweite prüft «Anzeigen als: Abwesend»; im Kalender heisst dieser Wert intern oof. Beide müssen erfüllt sein. coalesce sorgt dafür, dass ein Termin ohne Betreff keinen Fehler auslöst.

Alle Texte und Formate stehen in einer einzigen Aktion. Später änderst du nur noch diese.

1. Neuer Schritt: JSON analysieren (Parse JSON) aus «Datenvorgänge». Benenne die Aktion in Config um.
2. Bei Inhalt fügst du diesen Text ein und ersetzt Vorname Nachname in beiden Texten durch deinen Namen:

{
  "internalMessage": "<p>Guten Tag</p><p>Ich bin derzeit abwesend und lese E-Mails nur eingeschränkt. Ab dem {rueckkehr} bin ich wieder für Sie da und melde mich dann bei Ihnen.</p><p>Freundliche Grüsse<br>Vorname Nachname</p>",
  "externalMessage": "<p>Guten Tag</p><p>Ich bin derzeit abwesend und lese E-Mails nur eingeschränkt. Ab dem {rueckkehr} bin ich wieder für Sie da und melde mich dann bei Ihnen.</p><p>Freundliche Grüsse<br>Vorname Nachname</p>",
  "externalAudience": "all",
  "zeitzone": "W. Europe Standard Time",
  "datumFormatGanztags": "dd.MM.yyyy",
  "datumFormatMitZeit": "dd.MM.yyyy HH:mm"
}

Beim Schema klickst du auf Beispielnutzlast zum Generieren eines Schemas verwenden und fügst denselben Text ein.

Neuer Schritt: Bereich (Scope) aus «Steuerelement». Benenne ihn in Try um. Die Aktionen aus Schritt 5 und 6 kommen in diesen Bereich.

Im Bereich Try: Verfassen (Compose) aus «Datenvorgänge», Name Rueckkehr. Bei Eingaben öffnest du den Ausdruckseditor (fx) und fügst ein:

if(coalesce(triggerBody()?['isAllDay'], false), formatDateTime(triggerBody()?['end'], body('Config')?['datumFormatGanztags']), formatDateTime(convertTimeZone(triggerBody()?['end'], 'UTC', body('Config')?['zeitzone']), body('Config')?['datumFormatMitZeit']))

Der Trigger liefert das Terminende bei Terminen mit Uhrzeit in UTC. Ein Termin bis 12:45 Uhr kommt im Winter als 11:45 an, im Sommer als 10:45. convertTimeZone rechnet in deine Zeitzone um. Bei ganztägigen Terminen liefert der Trigger das Datum unverändert, darum rechnet der Ausdruck dort nicht um.

Das Ende eines ganztägigen Termins ist der Tag danach: Ferien vom 29. bis 30.10. enden am 31.10. um 00:00. Genau dieses Datum ist dein erster Arbeitstag, und genau das steht dann im Text.

1. Im Bereich Try, nach Rueckkehr: Bedingung (Condition), Name Termin_noch_nicht_vorbei.
2. Links als Ausdruck: ticks(coalesce(triggerBody()?['endWithTimeZone'], triggerBody()?['end'])), Operator ist grösser als, rechts als Ausdruck: ticks(utcNow())
3. Im Zweig Wahr: Automatische Antworten einrichten (V2) (Set up automatic replies (V2)) aus Office 365 Outlook, Name Autoreply_setzen:
   • Status: alwaysEnabled
   • Externe Zielgruppe: body('Config')?['externalAudience']
   • Interne Antwortnachricht: replace(body('Config')?['internalMessage'], '{rueckkehr}', outputs('Rueckkehr'))
   • Externe Antwortnachricht: replace(body('Config')?['externalMessage'], '{rueckkehr}', outputs('Rueckkehr'))
4. Der Zweig Falsch bleibt leer.

Die Bedingung schützt dich vor einem Sonderfall: Trägst du eine Abwesenheit nachträglich ein, die schon vorbei ist, schaltet der Flow nichts ein.

1. Unter Try (nicht darin): neuer Bereich, Name Catch.
2. Bei Catch über die drei Punkte Ausführen nach konfigurieren: nur ist fehlgeschlagen und hat das Zeitlimit überschritten anhaken.
3. In Catch: Beenden (Terminate), Status Fehlgeschlagen, Code AutoreplyFailed, Meldung als Ausdruck:

concat('Abwesenheit konnte nicht gesetzt werden: ', string(result('Try')), ' | Run: https://make.powerautomate.com/environments/', workflow()?['tags']?['environmentName'], '/flows/', workflow()?['name'], '/runs/', workflow()?['run']?['name'])

Der Bereich fängt jeden Fehler in Try ab und beendet den Lauf mit einer eigenen Meldung, die die Details und den Link zum Lauf enthält. Diese Meldung steht im Verlauf und in der Fehlermail von Power Automate. Speichere den Flow.

1. Lege in Outlook einen Termin an, der in etwa 8 Minuten beginnt: Betreff OoF Test, Anzeigen als: Abwesend, Ende z. B. in einer Stunde. Lade niemanden ein.
2. Warte, bis im Verlauf des Flows ein Lauf erscheint, je nach Lizenz nach bis zu 5 Minuten.
3. Öffne den Lauf und prüfe die Ausgabe von Rueckkehr: Steht dort die Endzeit deines Termins in deiner Ortszeit?
4. Prüfe in Outlook unter Einstellungen, Konten, Automatische Antworten, ob der Text stimmt.
5. Schalte die automatische Antwort wieder aus und lösche den Testtermin.

Nutzt du schon eine automatische Antwort mit eigenem Text, kopiere ihn vor dem Test heraus. Der Flow überschreibt ihn.