Power Platform Academyby Marcel Lehmann

Default-Umgebung sauber halten

In der Default-Umgebung landet alles, was Mitarbeitende ausprobieren. Diese Lösung findet Apps, Flows und Agents, die dort nicht hingehören oder niemand mehr braucht, fragt die Besitzer und räumt nach einer Frist auf. Du bekommst sie gratis als Power-Platform-Lösung, mit Anleitung.

So läuft es ab

  1. 1. Erkennen

    Täglich liest ein Scan Apps, Flows und Copilot-Agents der Default-Umgebung aus dem Power-Platform-Inventar und prüft deine Regeln, etwa Besitzer nicht mehr aktiv oder lange nicht geändert. Weitere Regeln wie Premium-Connectoren schaltest du bei Bedarf dazu.

  2. 2. Besitzer informieren

    Der Besitzer bekommt eine Mail mit Grund, Frist und zwei Links: Behalten oder in eine Entwicklerumgebung verschieben. Kurz vor Fristende kommt eine Erinnerung.

  3. 3. Quarantäne

    Ohne Antwort setzt die Lösung Apps und Agents in Quarantäne und schaltet Flows aus. Besitzer und Admin werden informiert.

  4. 4. Sichern und löschen

    Nach der Aufbewahrungszeit sichert sie Flow-Definitionen und App-Metadaten als JSON in SharePoint. Gelöscht wird nur, wenn du es erlaubst, nur nach erfolgreicher Sicherung und nie bei Agents.

  5. 5. Wochenbericht

    Jeden Montag bekommst du eine Mail mit Zahlen, offenen Objekten, Quarantänen und Fehlern der Woche.

Die sieben Flows der Lösung in der Verwaltungsumgebung, eingeschaltet

Was die Besitzer bekommen

Eine kurze Mail mit dem Grund, der Frist und zwei Links. Ein Klick öffnet eine vorbereitete Antwort. Behalten setzt das Objekt auf die Erlaubt-Liste und hebt eine Quarantäne wieder auf. Verschieben gibt zusätzliche Zeit, um in eine eigene Umgebung umzuziehen. Alle Texte stehen in einer SharePoint-Liste und lassen sich anpassen, auf Deutsch und Englisch.

Mail an den Besitzer mit Frist und den Links Behalten und Verschieben

Was du brauchst

  • Ein Benutzerkonto mit der Entra-Rolle Power Platform-Administrator (direkt zugewiesen, nicht über eine Gruppe)
  • Ein Exchange-Online-Postfach für dieses Konto: Es verschickt die Mails und empfängt die Antworten der Besitzer
  • Eine SharePoint-Site für Register, Erlaubt-Liste, Protokoll und Sicherungen
  • Eine eigene Verwaltungsumgebung mit Dataverse für die Lösung, nicht die Default-Umgebung selbst
  • Keine Premium-Lizenz: alle sieben Connectoren sind Standard

Sicher einführen

Der Trockenlauf ist ab Werk eingeschaltet. Zuerst testest du die ganze Kette mit Testobjekten in einer Testumgebung. Danach läuft die Lösung mindestens zwei Wochen im Trockenlauf auf der Default-Umgebung: Du siehst, was sie tun würde, ohne dass Besitzer Mails bekommen oder sich etwas ändert. Scharf schaltest du mit kleiner Obergrenze pro Lauf und grosszügiger Frist, das Löschen erst nach den ersten vollen Zyklen. Die Anleitung führt dich durch Pilot, Scharfschalten, Sicherung und Wiederherstellung, Datenschutz und Fehlersuche.

Gut zu wissen: Das Inventar zeigt bei Flows den Ersteller als Besitzer und kein Nutzungsdatum. «Nicht genutzt» heisst darum: seit einer einstellbaren Zahl Tagen nicht geändert. Die Grundlage ist die Empfehlung von Microsoft zur Verwaltung der Default-Umgebung.

Im Paket

  • Lösung KMUDefaultClean als verwaltete und als nicht verwaltete Zip-Datei
  • Sieben Flows: Einrichten, Scan, Informieren, Quarantäne, Sichern und Löschen, Einspruch, Wochenbericht
  • Anleitung als PDF mit Screenshots: Installation in sieben Schritten, Einstellungen, Regeln, Mails, Pilot, Sicherung, Fehlersuche

Lösung gratis per Mail anfordern

Trag Vorname und E-Mail ein, dann kommt die Lösung als Zip-Dateien in dein Postfach, zusammen mit der Anleitung als PDF.

Du bekommst die Vorlage per Mail. Danach schicken wir dir den KMUpower Impuls mit Anleitungen, Tipps und Vorlagen sowie Infos zu passenden Workshops und Kursen. Du kannst jederzeit widersprechen, hier oder per Abmeldelink in jeder Mail. Details in der Datenschutzerklärung.

Widerspruch

Ohne Häkchen bekommst du zusätzlich den KMUpower Impuls und Infos zu Workshops und Kursen.

Häufige Fragen

Kann die Lösung beim ersten Start etwas kaputt machen?
Nein. Ab Werk läuft sie im Trockenlauf: Sie schreibt Register und Protokoll und schickt dir eine Zusammenfassung, was im Livebetrieb passieren würde. Besitzer bekommen keine Mail, und an Apps, Flows und Agents ändert sich nichts.
Brauche ich eine Premium-Lizenz?
Nein. Die Lösung nutzt nur Standard-Connectoren: Power Platform for Admins V2, Power Apps for Admins, Power Automate for Admins, Power Automate Management, Office 365 Outlook, Office 365 Users und SharePoint. Das Verbindungskonto braucht eine Lizenz für Cloud Flows mit Standard-Connectoren und ein Postfach.
Geht das mit einem Dienstprinzipal statt mit einem Benutzerkonto?
Nein. Die Inventar-Abfrage von Microsoft unterstützt nur Benutzerkonten. Nimm ein eigenes Betriebskonto mit Stellvertretung und MFA, kein persönliches Admin-Konto.
Werden Copilot-Agents gelöscht?
Nein. Für Agents gibt es mit Standard-Connectoren keine Sicherung. Sie werden nur in Quarantäne gesetzt und mit Behalten wieder freigegeben.
Was kostet die Lösung?
Nichts. Du bekommst sie gratis per Mail, als verwaltete und nicht verwaltete Lösung, zusammen mit der Anleitung als PDF.