Excel automatisieren mit Office Scripts

• 45 Min pro Woche = 36 Stunden pro Jahr gespart
• Ohne Zusatzlizenz: Standard-Connectoren sind in Microsoft 365 enthalten
• Der fertige Flow lief in der Demo in 6,4 Sekunden

Sobald eine E-Mail mit einem Excel-Anhang eintrifft, legt Power Automate die Datei in OneDrive oder SharePoint ab, führt dein gespeichertes Office Script darauf aus (formatieren, sortieren, aufteilen, berechnen) und sendet die fertig aufbereitete Datei automatisch zurück. Komplett unsichtbar im Hintergrund, auch wenn du in den Ferien bist.

Der grosse Vorteil gegenüber klassischen VBA-Makros: Office Scripts sind cloudfähig und team-ready. Das Script ist nicht an eine Datei gebunden. Du legst es einmal ab, und jede Kollegin und jeder Kollege kann es auf eigenen Dateien ausführen.

Typische Anwendungsfälle: Zeiterfassungen nach Projekten splitten, Ferien- und Abwesenheitsanträge, wiederkehrende Reports, Leads aus Webformularen, Fehlermeldungen oder Kassenabschlüsse sortieren und aufbereiten, KPIs berechnen lassen.

• Ein Microsoft 365 Business- oder Enterprise-Konto
• Excel im Web mit dem Tab Automate (OneDrive oder SharePoint als Ablage)
• Microsoft Power Automate (mit Standard-Connectoren in Microsoft 365 enthalten)
• Outlook (Office 365 Outlook Connector als Trigger)
• OneDrive oder SharePoint als Speicherort für Datei und Script
• Optional: Copilot oder eine andere KI, um das Script generieren zu lassen

1. 1. Excel-Routine als Office Script aufzeichnen

   Öffne dein Excel im Browser (OneDrive oder SharePoint), gehe auf den Tab Automate und starte die Aufzeichnung mit Record Actions. Führe deine Routine einmal wie gewohnt aus: als Tabelle formatieren, sortieren, Spalten mit Formeln ergänzen. Aufzeichnung stoppen, Script benennen, speichern. Achtung: Pivot-Tabellen sind nicht aufzeichenbar (this action is not recordable), dafür brauchst du Variante 2 oder 3.

2. 2. Alternativ: Script mit KI generieren oder selbst schreiben

   Statt aufzuzeichnen kannst du Copilot (oder eine andere KI) ein Office Script in TypeScript schreiben lassen und es im Code-Editor unter Automate > New Script einfügen. Dritte Variante für Fortgeschrittene: TypeScript direkt im Code-Editor schreiben, inklusive Input- und Output-Parametern für die spätere Übergabe an Power Automate.

3. 3. Flow-Trigger einrichten: Bei Eingang einer neuen E-Mail

   Erstelle in Power Automate einen neuen Flow mit dem Trigger Bei Eingang einer neuen E-Mail aus dem Office 365 Outlook Connector (wichtig: nicht Outlook.com, der ist privat und in vielen Firmen gesperrt). Schränke den Trigger ein: Von auf einen bestimmten Absender, Betreff-Filter auf ein Schlüsselwort, Nur mit Anlagen auf Ja und Anlagen einbeziehen aktivieren.

4. 4. Anhang speichern und Office Script ausführen

   Mit der OneDrive-Aktion Datei erstellen speicherst du den Anhang ab: Anlagename als Dateiname, Anlageninhalt als Inhalt (Power Automate legt automatisch eine Apply to each-Schleife über alle Anhänge). Tipp: Anhänge filtern, sonst landen Signatur-Bilder mit im Ordner. Danach die Excel-Aktion Skript ausführen: Speicherort und Datei-ID aus dem vorherigen Schritt wählen und dein gespeichertes Office Script auswählen.

5. 5. Aufbereitete Datei automatisch zurücksenden

   Mit Dateiinhalt abrufen holst du die verarbeitete Datei und hängst sie an eine E-Mail senden (V2)-Aktion an (Dateiname + Dateiinhalt als Anlage). Wichtig: Nicht die Aktion Auf E-Mail antworten verwenden, wenn der Betreff dein Trigger-Schlüsselwort enthält, sonst baust du eine Endlosschleife. In der Live-Demo lief der komplette Flow in 6,4 Sekunden durch.

Schreibe mir ein Office Script (TypeScript), welches die Daten
in der aktiven Arbeitsmappe als Tabelle formatiert, fuer jedes
Projekt ein eigenes Arbeitsblatt erstellt, die gefilterten Daten
der Tabelle einfuegt und nach Stundenanzahl sortiert.

Trigger: Bei Eingang einer neuen E-Mail (Office 365 Outlook)
Von:                 deine@eigene-adresse.ch   (gegen fremde Ausloeser)
Betreff-Filter:      Demo                      (exakte Schreibweise!)
Nur mit Anlagen:     Ja
Anlagen einbeziehen: Ja

Bevor du automatisierst, überlege dir grob: Was genau soll passieren, was brauchst du, und wo können Fehler auftreten? Und ganz wichtig: Schreib dir auf, was du automatisiert hast. Irgendwann hast du so viele Flows, dass du sie sonst vergisst. Tipp: Öffne Copilot direkt im Flow und lass dir kurz beschreiben, was der Flow alles macht.

Die wichtigste Erkenntnis der Session: Nicht jeder Prozess braucht KI, Standardisierung reicht oft. Häufig steckt hinter der Anfrage «Können wir das mit KI machen?» am Ende ein simpler Flow mit fünf Schritten. Transfer schlägt Toolwissen: Nutze, was du schon lizenziert hast.

Einmal aufgezeichnet, läuft deine Excel-Routine ab sofort ohne dich: Datei kommt per E-Mail rein, wird verarbeitet und geht fertig aufbereitet wieder raus. Such dir jetzt die nervigste Excel-Routine deiner Woche aus, schreib sie dir auf und automatisiere sie als Erstes.

Du willst solche Automatisierungen Schritt für Schritt live mit mir bauen? Dann trag dich unverbindlich auf die Workshop-Warteliste der Power Platform Academy ein. Du bekommst eine kurze Info-Mail, sobald neue Termine feststehen.