Power Platform Academyby Marcel Lehmann

Verträge automatisch erstellen lassen

Eine neue Zeile in Excel genügt: Power Automate füllt automatisch eine Word-Vorlage, wandelt sie in ein PDF um, speichert es in SharePoint und setzt den Status zurück auf «Ready». Kein manuelles Copy-Paste mehr.

Was macht dieser Flow?

Der Flow überprüft stündlich eine Excel-Tabelle auf neue Einträge (Status «NEU»). Für jeden neuen Eintrag erstellt er ein personalisiertes Word-Dokument aus einer Vorlage, wandelt es in ein PDF um, speichert es in SharePoint und setzt den Status auf «Ready».

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Voraussetzungen

  • Eine SharePoint-Website
  • Eine Excel-Datei mit formatierter Tabelle (z. B. ID, Fristname, State)
  • Eine Word-Vorlage mit Plain Text Content Controls als Platzhalter
  • Microsoft Power Automate
SharePoint-Bibliothek mit Excel-Tabelle und Word-Vorlage, die als Ausgangspunkt für den Flow dienen

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Nachbauen

  1. 1. Neuen, zeitgesteuerten Flow erstellen

    Power Automate → + Erstellen → Geplanter Cloud-Flow. Flussname, Startzeit und Wiederholung (z. B. stündlich) festlegen.
    Dialog "Build a scheduled cloud flow" mit Flussname, Startzeit und Wiederholungsintervall

  2. 2. Zeilen aus der Excel-Tabelle auslesen

    Aktion Excel Online (Business) → Zeilen in einer Tabelle auflisten. Filter Query auf den Status setzen, z. B. State eq 'NEU'.
    Konfiguration der Aktion "List rows present in a table" mit Location, Document Library, File und Table

  3. 3. Word-Vorlage aktualisieren und Inhalt abrufen

    Für jede Zeile läuft eine For-each-Schleife: SharePoint → Dateieigenschaften aktualisieren, danach SharePoint → Dateiinhalt abrufen auf die Vorlagendatei.
    For-each-Schleife mit "Update file properties" und "Get file content" innerhalb des Flows

  4. 4. Temporäre Word-Datei in OneDrive erstellen

    OneDrive for Business → Datei erstellen: Folder Path, File Name aus dynamischem Fristname + .docx, File Content aus dem vorigen Schritt.

  5. 5. Datei in PDF konvertieren

    OneDrive for Business → Datei konvertieren, Target Type PDF.
    Aktion "Convert file" wird über die Aktionssuche zum Flow hinzugefügt

  6. 6. Fertiges PDF in SharePoint speichern

    SharePoint → Datei erstellen: Site Address, Zielordner, File Name und File Content aus der Convert-file-Aktion.
    Neue Aktion "Create file" wird nach "Convert file" ergänzt, um das PDF final in SharePoint zu speichern

  7. 7. Temporäre Word-Datei löschen

    OneDrive for Business → Datei löschen auf die zuvor erstellte temporäre Datei, damit OneDrive sauber bleibt.

  8. 8. Status in der Excel-Tabelle aktualisieren

    Excel Online (Business) → Zeile aktualisieren: Key Column z. B. ID, State auf "Ready" setzen.
    Aktion "Update a row" mit Key Column ID und dynamischem Inhaltspicker

Nie wieder manuell Verträge tippen

Sobald der Flow einmal steht, läuft die komplette Dokumentenerstellung vollautomatisch im Hintergrund, egal ob Verträge, Bestätigungen oder andere wiederkehrende Dokumente aus Vorlagen. Setz es direkt um und mach dir deinen Arbeitsalltag einfacher.

Fertiges Ergebnis in SharePoint: das automatisch erstellte PDF liegt neben Vorlage und Excel-Tabelle

Das lernst du in der Power Automate Schulung. Einen Überblick über alle Formate, Preise und Termine gibt die Seite zur Power Platform Schulung.